Qu’est-ce qu’une facture ?
Par définition, une facture est une liste détaillée des produits vendus ou des services fournis et la somme totale du montant des ventes qui ont eu lieu. Il existe de nombreux types de factures et chaque entreprise peut personnaliser sa facture en fonction de ses besoins. La fonction de base d’une facture est de tenir un compte des ventes et des factures à recevoir. Ainsi, une facture est un document qui synthétise toutes les informations requises.
Format de la facture
Le format d’une facture peut être complètement personnalisable, par exemple, une entreprise en France personnalisera sa facture pour afficher la valeur en euros des marchandises vendues, alors que la facture d’une entreprise indienne affichera la valeur en roupies indiennes des marchandises vendues. Et ce n’est qu’un exemple, chaque composant d’une facture peut être personnalisé. Une facture ordinaire comprend généralement les éléments suivants :
- Numéro de facture ;
- Date de la facture ;
- Nom et coordonnées de l’acheteur ;
- Nom et coordonnées du vendeur ;
- Informations sur chaque article vendu ;
- Nombre d’unités de chaque article vendu ;
- Prix individuel de chaque article ;
- Somme totale de la vente effectuée ;
- Détails du paiement ;
- Autres conditions de vente ;
- Détails du transport des marchandises, etc.
Types de factures
Une facture est un outil tellement utile et pratique qu’elle a été utilisée sous de multiples formes et possède de nombreux types. Voici quelques grands types de factures utilisés par presque toutes les entreprises dans le monde :
- Facture pro forma
Une facture pro forma est une facture de prévente. Elle est envoyée à un client soit au moment où celui-ci passe sa commande, soit avant l’envoi de la marchandise pour livraison. Cette facture est faite pour donner au client une idée de la somme qu’il doit au vendeur pour les marchandises achetées. Cette facture comprend toutes les informations qui figurent sur une facture ordinaire, mais sa date et son numéro sont différents de ceux d’une facture ordinaire. Cette facture aide à conserver la clarté du contrat pour l’acheteur et le vendeur avant même que la vente n’ait eu lieu ;
- Facture intérimaire
Les factures intérimaires sont utilisées lors de l’exécution de grands projets qui s’étendent sur une période de temps telle que plusieurs mois. Dans ces grands projets, le projet est divisé en différentes phases. Le vendeur peut envoyer une facture intermédiaire après l’achèvement de chaque phase et recevoir le paiement pour la phase respective. Les factures intermédiaires sont très utiles pour les entreprises telles que les développeurs de logiciels, les développeurs d’infrastructures, etc. Une facture intermédiaire est utile pour gérer les flux de trésorerie, car le vendeur ne doit pas attendre la fin du contrat pour recevoir tout son paiement ;
- Facture finale
Comme son nom l’indique, une facture finale est la dernière facture d’une transaction. Lorsque toutes les marchandises sont livrées/les services ont été fournis ou les contrats sont terminés, alors le vendeur présente à l’acheteur la facture finale. Elle comporte tous les éléments mentionnés ci-dessus et constitue une demande de paiement de la part de l’acheteur.
Facture Vs. Facture Vs. Reçu
En général, facture, factures ou reçus sont utilisés comme synonymes et dans le langage courant, ils sont synonymes les uns des autres. Cependant, techniquement, chaque document a un objectif différent, nous aimerions clarifier l’utilisation de chaque document aujourd’hui.
Facture vs Facture
Techniquement, la facture et les factures sont les mêmes choses, la différence est de la perspective de qui le document est référencé. Du côté du vendeur, le relevé détaillé de la vente effectuée est désigné sous le nom de facture. Inversement, un acheteur se réfère à la même chose comme une facture. Une autre différence clé que nous pouvons noter est une facture est généralement utilisée dans une transaction de crédit, où le paiement est retardé. En revanche, une facture est utilisée dans une transaction en espèces, où le paiement doit être effectué d’emblée.
Facture Vs. Reçu
Une facture et un reçu sont deux documents très différents. En ce sens qu’une facture est générée avant que la vente ne soit faite, alors qu’un reçu est généré après la clôture de la vente. En d’autres termes, une facture est une demande de paiement alors qu’un reçu est une preuve de paiement. Nous pouvons donc dire que la facture et le reçu sont tous deux des outils pour effectuer une transaction, mais servent des objectifs différents.
