La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une démarche indispensable avant toute embauche d’un salarié au sein d’une entreprise. La réalisation de la démarche est à la charge de l’employeur suivant des formalités bien définies au préalable. De quoi s’agit-il exactement ? Quand effectuer la déclaration préalable ? Pourquoi entamer une telle démarche ? Quelle est sa valeur juridique ? Pour répondre aux questions, voici tout ce qu’il faut savoir sur la dpae.
Qu’est-ce que la déclaration préalable d’embauche ?
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une démarche obligatoire à faire par l’employeur à l’URSAFF avant la conclusion d’un contrat de travail avec un salarié.
C’est un document unique qui devra se faire pour tous les salariés (dans le même sujet, connaissez-vous la démarche en cas de licenciement pour faute grave ?) sans exception en contrat à durée déterminée (CDD en contrat à durée indéterminée (CDI) ou en intérim. Ne sont pas concernés par cette formalité d’embauche :
- Un stagiaire, ne bénéficiant pas d’un statut de salarié ;
- Un adhérent sous un titre emploi service entreprise (d’ailleurs apprenez à répondre à la question qualité défaut entretien d’embauche) ou sous un titre firmes étrangères, mais encore au chèque emploi-associatif.
Dans le second cas, la déclaration préalable est directement intégrée aux services
Quand faire une DPAE ?
La réalisation d’une dpae doit se faire par les employeurs le plus tôt, huit jours avant la date d’embauche et au plus tard un jour ouvrable avant la date d’embauche d’un salarié au sein de l’entreprise. Quoi qu’il en soit, elle doit se faire avant d’embaucher un nouveau salarié.
La réalisation de la démarche devra se faire en ligne sur le site officiel www.net-entreprise.fr/. Pour cela, plusieurs options d’offrent à vous : par voie électronique avec un formulaire à remplir, par dépôt de fichier venant d’un logiciel de l’entreprise ou encore par courrier recommandé avec accusé de réception.
Lorsque la déclaration sera effectuée, un accusé de réception sera remis à l’employeur sous un délai de 5 jours ouvrables. Une copie de la déclaration doit obligatoirement être remise au salarié.
Les mentions obligatoires de la DPAE
La déclaration préalable à l’embauche doit inclure les mentions obligatoires suivantes :
- La dénomination sociale de l’entreprise : nom, prénoms, code APE, adresse de l’employeur, numéro de Siret, numéro d’immatriculation, service de santé au travail afférant à l’entreprise dans le cadre du régime général ;
- L’identification du salarié : le nom, les prénoms, la date et lieu de naissance, le sexe, le numéro de sécurité sociale au cas où ce dernier est déjà enregistré dans les organismes sociaux ;
- La date et l’heure de l’embauche ;
- La nature et la durée du contrat de travail (voir notre article sur les fins de contrat éventuelles, le licenciement économique par exemple ).
Une déclaration non-faite : Les sanctions encourues
Le non-respect de la règlementation encadrant ces démarches administratives par un employeur est passible de sanctions administratives et pénales pour ce dernier.
L’employeur concerné fera l’objet d’un éventuel redressement judiciaire, avec un délai de 1 mois pour la régularisation de la situation, avec un paiement des sommes dues, rajoutées à des majorations pour pénalité de retard.
Ce dernier peut également faire l’objet d’une accusation de travail dissimulé, pouvant entrainer de lourdes sanctions en vertus de l’article L8224-1 du Code de travail. Cette loi évoque une peine d’emprisonnement de 3 ans avec une amende de 45 000 Euros et interdiction d’exercice des droits civiques.
Pourquoi faire une DPAE
La DPAE est une déclaration permettant l’accomplissement de toutes les formalités administratives, en vue de régulariser la situation auprès de la sécurité sociale et de Pole emploi.
Pour être plus précis, ces formalités ouvrent tous les droits sociaux du futur salarié concerné : assurance-chômage, examen médical, visite médicale d’embauche, assurance-maladie, retraite complémentaire, recours à l’inspection du travail ou à la médecine du travail en cas d’accident du travail, ou autres cotisations sociales et protection sociale.
Depuis l’instauration du décret du 16 Juin 2011 la dpae est la seule déclaration à remplir dans le cadre d’une embauche (voir aussi notre article sur le droit de retrait ).
La valeur juridique du DPAE
Le DPAE engendre des obligations pour l’employeur sur le plan juridique.
Une obligation d’informations pour le salarié
Pendant l’embauche, comme évoqué plus tôt, une copie de la dpae doit être remise au salarié incluant l’accusé de réception de la part de l’URSSAF. Ce dernier doit alors être tenu au courant de la démarche effectuée.
L’obligation est satisfaite dès l’émission d’un contrat de travail écrit, avec l’organisme en charge de la réception de la déclaration.
Un respect de la règlementation en vigueur
Aux agents de contrôle et de vérification doit être présentés soit l’accusé de réception de la part de l’URSSAF, soit les éléments justificatifs justifiant la réalisation de la démarche, pendant le délai de traitement du dossier.
Un recrutement prévu pour bientôt ? la DPAE est une obligation imposée par la loi, à impérativement respecter.
