Il est complexe d’être partout à la fois et de répondre au téléphone quand vous êtes en plein milieu d’une audience ou que vous êtes plongé dans un dossier. Vous devez confier l’accueil téléphonique à des professionnels !
Qu’est-ce que le télésecrétariat juridique ?
Le télésecrétariat juridique ou secrétariat juridique à distance consiste à effectuer des missions juridiques pour le compte de son employeur : avocat, huissier, juge, notaire… Les missions pour le télésecrétariat juridique pour avocats changent en fonction des compétences dans le domaine juridique, la taille ou le type de la structure où il agit. Le secrétariat juridique à distance vous donnera la faculté de vous débarrasser des tâches administratives chronophages afin de vous focaliser sur les dossiers de vos clients.
Pourquoi choisir le télésecrétariat juridique ?
Le fait d’externaliser son secrétariat juridique a de multiples avantages pour le cabinet d’avocat. En effet, cela vous permettra de :
- diminuer vos dépenses et faire des économies ;
- gagner en temps et en productivité en délaissant toutes les tâches administratives prenantes dans votre quotidien ;
- profiter de la flexibilité des offres des prestataires de services ;
- avoir une facturation au réel des heures faites.
Plus vous allez externaliser votre permanence téléphonique, plus vous aurez du temps pour avancer sur vos dossiers, sans être dérangé par les appels téléphoniques.
Quelles sont les missions d’un télésecrétariat juridique ?
En tant qu’avocat, notaire ou juriste d’entreprise, il est normale de vouloir s’alléger de la permanence téléphonique. Voici les nombreuses missions de votre assistant : une gestion totale des appels entrants et sortants, une meilleure gestion de l’agenda et des messages.
La gestion des appels entrants
Le fait de confier vos appels à des professionnels, c’est vous garantir un accueil personnalisé et qualitatif. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur le cœur de votre activité. Le télésecrétaire se charge :
- d’accueillir ;
- de renseigner ;
- de gérer la prise de rendez-vous et les contraintes de dernière minute.
Une équipe dynamique et accueillante vous permettra d’assurer votre permanence téléphonique en tout temps.
La gestion des appels sortants
En fonction du degré de délégation des appels que vous voulez effectuer, les appels sortants peuvent aussi être pris en charge.
La transmission des demandes
Via une gestion assidue et surtout régulière, toutes les sollicitations de vos clients seront transmises en temps réel. Vous serez alors alerté d’un nouveau message, d’un appel ou de la réponse d’un client. Les messages seront complets et vont détailler les coordonnées de l’appelant avec l’objet de l’appel.
L’aspect bureautique et le suivi administratif
En ce qui concerne le bureautique, le télésecrétaire juridique peut se charger du traitement de texte, du compte rendu à distance de certains procès, de leur mise en forme. Il peut aussi rédiger des procès-verbaux et se charger de traiter les dossiers de ressources humaines. Ensuite, il y a le volet administratif. Le professionnel effectuera ainsi une gestion des procédures administratives, des contentieux et se chargera de l’échange entre votre cabinet et les divers autres services juridique.
