Le travail d’un assistant administratif est très fastidieux, même pour une petite entreprise. Pour alléger votre emploi du temps en tant que dirigeant et VOUS concentrer uniquement à faire perdurer votre business, prenez un assistant administratif.
Assistant administratif externalisé qu’est-ce que c’est ?
Quel est ce concept ?
Tout comme les autres fonctions externalisées, l’assistance administrative est le fait d’engager une personne pour être votre assistant, mais celle-ci ne sera pas l’un de vos salariés. Elle peut être une consultante, une freelance ou appartenir à un cabinet et vous louez ses services. C’est le même concept que les comptables externalisés ou encore les ressources humaines externalisées. Ce concept peut être utilisé, au sein d’une société peu importe ses activités et sa structure.
Que fera cet assistant externalisé ?
Il n’y a aucune différence entre un assistant classique et un assistant administratif externalisé. Ce dernier s’occupe de toutes les fonctions relatives à ce poste, à savoir :
- L’accueil téléphonique de tous les appels entrants et sortants ;
- Le secrétariat avec tous les suivis de dossier ;
- Le suivi des commandes depuis le départ des bons de commandes jusqu’à la livraison ;
- Prépare les devis et s’occupe des offres commerciales ;
- Prépare et effectue les facturations ;
- S’occupe des dossiers des salariés.
Vos avantages avec ce choix
L’assistant administratif externalisé est surtout très intéressant pour les petites et moyennes entreprises. Cependant, il s’adresse aussi aux grandes enseignes s’il s’avère que les avantages sont plus importants qu’avec un salarié. Choisir cette solution externalisée vous évite d’embaucher une personne à temps plein que ce soit en CDI ou en CDD. Vous lui confiez les tâches que vous ou un de vos collaborateurs ne peuvent pas traiter au niveau du poste. Dans certains cas, la personne ne travaillera que quelques jours par semaine ou par mois selon les tâches à faire et selon la saison des affaires. Vous n’aurez pas de problèmes en ce qui concerne l’embauche, car la personne est déjà apte au travail d’assistant administratif, car c’est son métier. Elle pourra même vous donner un coup de main sur la mise en place de stratégie de travail pour accélérer les procédés. Vous gagnez du temps, car la personne sera tout de suite opérationnelle, elle n’a pas besoin d’être motivée pour le travail puisqu’elle travaille comme consultante.
Comment faire ?
Si vous avez décidé d’utiliser cette solution pour votre assistance administrative, voici quelques étapes à suivre :
Préparation du cahier des charges
Ce cahier des charges contiendra ce que vous avez déjà en place et vos besoins. À partir de ces détails, le prestataire pourra de son côté préparer l’offre qui vous convient le mieux et aussi la stratégie de travail si le contrat est signé. Il se peut que vous n’ayez pas d’idée, dans ce cas, vous pouvez en parler auprès de votre futur prestataire pour qu’il puisse faire un devis.
Choisir le prestataire
Il existe beaucoup de prestataires qui pourront satisfaire vos besoins, mais il faut choisir le bon. N’oubliez pas, ce sera surtout un partenariat qu’un contrat classique. Pour le choix, réunissez les critères suivants :
- confiance ;
- réputation ;
- proximité ;
- compétences ;
- tarifs ;
- capacité d’accompagnement.
Établir le partenariat
Une fois les prestations bien détaillées dans le cahier des charges et une fois que les deux entités sont d’accord, il est temps de signer le contrat. Ce dernier contiendra toutes les modalités vis-à-vis du travail et des résultats escomptés. Tout doit être clair dans le contrat, y compris les moments de rassemblement et de réunions obligatoires. Ce partenariat s’il fonctionne bien peut durer des années et c’est le but. La confiance doit être le premier critère, car il s’agit ici d’un poste très important dans une entreprise et qu’il faut la bonne personne.
