En tant qu’avocat dirigeant un cabinet dans le(s) domaine(s) de la planification successorale, de la fiducie, de l’homologation, des soins aux personnes âgées, des besoins spéciaux ou de la tutelle, vous devez gérer beaucoup de documents. La gestion de tous ces documents peut s’avérer inefficace, réduire la productivité et, pire encore, prendre du temps sur votre journée de travail qui pourrait être mieux utilisé pour servir vos clients.
Au lieu de se noyer dans la paperasse, de nombreux avocats commencent à utiliser des logiciels d’automatisation des documents, en particulier dans les cabinets de planification successorale ou de droit des successions de petite taille ou en solo.
Comment fonctionne l’automatisation des documents ?
Il y a trois étapes clés pour que l’automatisation des documents soit un succès :
Les documents Microsoft Word sont préconfigurés avec des champs de fusion insérés aux endroits appropriés du document où les données sont habituellement saisies. Les données sont saisies une fois dans une base de données personnalisée en fonction de l’affaire sur laquelle vous travaillez, y compris tous les contacts pertinents, et d’autres informations sur l’affaire. La combinaison des points (1) et (2) ci-dessus permet d’insérer des champs de fusion de manière répétée dans de nombreux documents.
Quels sont les avantages de l’automatisation des documents ?
- Un énorme gain de temps : moins de relecture, de copier-coller et de saisie ;
- réduction des erreurs : réduction des risques liés à l’erreur humaine ;
- intégrité des documents : des styles cohérents, des modèles propres et un moyen stable et fiable de produire du travail ;
- garantie de l’actualité des formulaires : tout le personnel utilise la version actualisée d’un même formulaire.
Les impacts sur les entreprises
Vous pouvez enfin vous concentrer sur le contenu, et non sur le formatage, la mise en page ou la structure du document.
De plus, les employés peuvent trouver plus rapidement ce dont ils ont besoin, générer des documents en une fraction du temps et avoir la certitude qu’ils ont effectué le travail avec précision.
Enfin, l’automatisation des documents standardise les documents que vous utilisez le plus souvent. Au lieu de ressortir la vieille lettre d’un client et d’utiliser la fonction de recherche et de remplacement pour la mettre à jour, vous savez que chaque formulaire, lettre ou document est créé récemment.
