Selon une étude réalisée par ADEME, près de 10 millions de tonnes de papier sont consommées chaque année en France. D’après le même institut, une grande partie de la consommation de papier est réalisée dans le cadre professionnel. Ce qui a un impact environnemental très lourd, car la fabrication de papier est l’une des principales causes de déforestation, et la gestion des déchets issus de l’utilisation de ce matériau n’est pas toujours optimale. La digitalisation des activités de l’entreprise apparaît comme la meilleure solution pour arrêter d’utiliser les supports papier. Comment réussir la dématérialisation des tâches de l’entreprise ?
Passez aux fiches de paie en ligne
La fiche de paie ou le bulletin de paie est un document qu’un employeur doit obligatoirement fournir à ses employés. Une gestion efficiente de la paie est indispensable pour avoir un meilleur contrôle sur la trésorerie de l’entreprise, mais aussi pour répondre aux réglementations en vigueur dans ce domaine.
Cependant, la gestion de la paie de manière classique est une opération très complexe, car elle requiert une grande attention et la manipulation d’un volume considérable de supports papier. Ce qui peut se révéler être très contraignant, mais aussi lourd économiquement et écologiquement.
Passer aux bulletins de paie en ligne est une solution qui offre de multiples avantages. La loi du 12 mai 2009 permet désormais à tout employeur, qui le souhaite, de proposer des fiches de paie numériques à ses employés. Sur le plan légal, la version numérique de ce justificatif a la même valeur juridique que le support papier.
Alors, si vous désirez arrêter ou diminuer drastiquement votre consommation de papier, vous devez recourir à un service en ligne pour générer des fiches de paie numériques. Vous pouvez donc opter pour un logiciel, comme celui conçu par Payfit par exemple, et en faire usage en interne, ou externaliser cette fonction en vous adressant à un gestionnaire de paie.
Passer aux fiches de paie en ligne vous permet de faire des économies, parce que vous n’aurez plus à dépenser pour l’achat de papier, l’impression des fiches de paie, les photocopies ainsi que l’achat d’enveloppes et de timbres. De plus, vous gagnez du temps et adoptez une solution pratique et sûre.
Pensez à la dématérialisation des factures
La dématérialisation des factures consiste à éditer les factures de vos clients grâce à un outil dédié, et permet de les envoyer directement à vos clients via un canal numérique.
Dématérialiser les factures offre les mêmes garanties que les modèles classiques. Effectivement, la loi encadre bien la facturation électronique et lui accorde la même valeur que la facture sur papier. De plus, ce choix vous permet de vous lancer dans une politique « zéro papier ». Vous pourrez faire des économies financières considérables et réduire considérablement le coût environnemental lié à votre consommation de papier. Pour rappel, l’ADEME estime que l’industrie du papier est l’une des plus grosses sources d’émission de CO2.
Par ailleurs, la dématérialisation des factures permet de réduire les délais de traitement. Avec la digitalisation, vous n’aurez plus besoin de passer des jours pour établir des factures, et pourrez éviter des erreurs de saisie qui pourraient vous être préjudiciables.
Pour finir, la dématérialisation des factures renforce la traçabilité des opérations et la satisfaction de vos clients. Vous pourrez donc retrouver n’importe quelle facture en quelques clics, même au-delà de la durée légale de la conservation. Il en est de même pour le client qui n’aura pas besoin de fouiller dans des archives pour retrouver des factures émises par votre entreprise il y a des mois auparavant.
Commencez votre marketing digital
Aujourd’hui, le marketing digital n’est plus une option. Plus qu’une nécessité, il doit obligatoirement faire partie de la stratégie de votre société. Pour rappel, le marketing digital désigne le fait de promouvoir vos produits et/ou services via les canaux digitaux.
Le marketing traditionnel est fondé sur l’usage des outils tels que les flyers, les affiches, les cartes de visite, les panneaux publicitaires, etc. Les supports papier occupent donc une place très importante dans le marketing classique. A contrario, le marketing digital se passe essentiellement en ligne. De fait, vous n’aurez plus besoin d’utiliser du papier pour faire la promotion de vos offres.
Passer au marketing digital est indispensable, car la plupart de vos clients sont désormais en ligne. Pour faire des achats, la plupart des consommateurs vont directement sur internet pour faire leurs recherches et trouver des prestataires.
Vous devez donc vous rendre visible et établir une stratégie digitale qui vous permettra de transformer les internautes en prospects, puis en clients. Enfin, le coût d’acquisition d’un client est moins cher sur internet, et vous permet d’être plus proche de votre clientèle.
Digitalisez vos dossiers sur le cloud
La sauvegarde des données en ligne se révèle être une solution très intéressante pour les entités qui désirent arrêter l’usage du papier, et qui veulent conserver leurs documents de travail en toute sécurité.
Le cloud est un espace de stockage virtuel qui offre une protection intéressante pour tous les types de données. Vous n’aurez donc plus à faire de l’archivage, car la version numérique des documents sera disponible sur un serveur en ligne. Cette solution vous dispense de l’usage de papiers, et favorise la productivité de votre entreprise.
L’enregistrement de nouvelles données, la modification des documents existants et le partage des dossiers entre collaborateurs seront facilités. Vous pouvez même envoyer toutes sortes de documents aux membres de votre équipe ou à vos clients, même s’ils ne possèdent pas un compte utilisateur.
En tant qu’administrateur, vous serez alerté chaque fois qu’un utilisateur modifie un fichier ou ajoute un nouveau document. De surcroît, vous gardez le contrôle sur le partage des fichiers grâce à une traçabilité totale et un suivi détaillé des dossiers partagés.
Cette solution réduit également les risques d’être victime d’une cyberattaque ou de perdre toutes vos archives suite à un sinistre. Vous pourrez également éviter la fuite de données, parce qu’il est possible de limiter les accès aux documents enregistrés sur le cloud.
