Un cabinet d’avocats est censé se montrer disponible afin d’apporter l’aide nécessaire au moment opportun aux personnes qui en ont besoin. Pour cela, il doit mettre à disposition du public des canaux à partir desquels il peut être joint. L’idéal est que l’établissement soit en mesure de répondre aux potentiels clients en temps réel. De façon générale, le secrétariat classique a du mal à répondre à cette exigence, c’est pourquoi le télésecrétariat a vu le jour. Si vous gérez un cabinet d’avocats, découvrez en quoi un service de télésecrétariat peut vous aider.
Comment un service de télésecrétariat peut-il aider un cabinet d’avocats ?
Un service de télésecrétariat est avant tout constitué d’une équipe de professionnels chargés d’accomplir à distance plusieurs tâches relatives au secrétariat classique. Il est donc appelé à recevoir les potentiels clients au téléphone, entre autres, et à les orienter au mieux. Lorsqu’il est dédié à des avocats, il prend en compte les réalités de leur métier. Un service de télésecrétariat juridique est censé accompagner les professionnels de la justice de manière à optimiser leur activité. En plus de recevoir les appels téléphoniques, il s’occupe de la rédaction de divers documents tels que les lettres et comptes rendus.
Il joue aussi un rôle important dans la gestion de l’agenda des juristes avec lesquels il collabore. Ainsi, il permet aux avocats de s’alléger la tâche en termes de gestion de documents et de temps. Le service de télésecrétariat juridique exerce son activité dans le cadre défini par la structure qui l’a engagé. De façon générale, il met au service des avocats, des agents qui possèdent des rudiments sur le plan juridique. Vous avez alors la possibilité de déterminer les interventions d’une telle structure en fonction de vos besoins. Les services de télésecrétariat, pour la plupart, emploient des équipements et outils digitaux leur permettant de répondre aux contraintes.
Ils mettent notamment à profit les technologies de la communication pour favoriser la bonne gestion des dossiers dans les cabinets d’avocats. Ils misent sur les dispositifs de travail collaboratif pour assurer une certaine concordance entre les établissements clients et eux. En effet, la collaboration entre un service de télésecrétariat et un cabinet d’avocats se révèle efficace grâce au maintien de la communication de manière constante. Si vous souhaitez vous concentrer sur votre cœur de métier, optez pour un télésecrétariat afin de déléguer les tâches secondaires de votre cabinet d’avocats telles que la permanence téléphonique.
Avantages d’un service de télésecrétariat pour un cabinet d’avocat
Il se peut que vous vous demandiez quel intérêt vous avez à externaliser le secrétariat de votre cabinet d’avocats. Si vous désirez vous concentrer sur votre activité tout en assurant la gestion administrative et de la clientèle, alors misez sur le service de télésecrétariat. Cette option offre à votre établissement les moyens de répondre aux requêtes du public dans les meilleurs délais. Dans une agence de télésecrétariat, il y a généralement une multitude d’agents qui se relaient en continu. Par conséquent, le service est assuré tous les jours de la semaine, et ce, 24 heures sur 24.
C’est un avantage non négligeable pour les avocats qui sont parfois sollicités en week-end et à des heures inattendues. En collaborant avec une agence de télésecrétariat, vous avez la garantie de ne rater aucune sollicitation. La plupart de ces structures sont d’ailleurs en mesure de réagir comme il se doit dans les situations d’urgence. Formés pour faire du télésecrétariat juridique, les agents chargés du traitement d’appels et messages sauront fournir les réponses appropriées aux questions de leurs interlocuteurs.
Le recours à un service de secrétariat à distance vous décharge des activités qui ne relèvent pas de votre domaine de compétences. Vous n’aurez plus à vous préoccuper des tâches administratives standards liées à l’activité d’un cabinet d’avocats. L’avantage ultime du recours à un service de télésecrétariat est l’optimisation de l’image de votre équipe professionnelle. En faisant preuve de diligence dans le traitement des requêtes, le service de secrétariat participe à la valorisation de votre structure auprès du public.
Éléments à prendre en compte pour choisir le bon service de télésecrétariat
Bon nombre d’entreprises proposent le télésecrétariat aux professionnels de la justice. Ne choisissez pas la première sur laquelle vous tombez. Avant de vous engager dans une collaboration avec un prestataire, assurez-vous que celui-ci répond à certains critères. Commencez par vous intéresser à l’existence juridique de la structure. Ne confiez les tâches administratives de votre cabinet d’avocats qu’à une entreprise légalement constituée. Il faudra ensuite vous préoccuper des compétences et capacités réelles de la structure. Vérifiez si l’agence a le personnel et les outils nécessaires pour accomplir les missions émanant de votre activité.
Cherchez à savoir si les entreprises qui vous intéressent utilisent des logiciels de CRM, de gestion d’appel, de gestion d’agenda, des outils de synchronisation, etc. Vous aurez des informations à ce propos en vous rendant sur les sites des agences de télésecrétariat. Privilégiez une entreprise qui offre aux cabinets d’avocats la possibilité de personnaliser leurs services. De plus, cherchez à savoir si elle garantit la confidentialité à ses clients. Misez sur les avis clients pour effectuer une liste des agences de télésecrétariat juridiques bénéficiant d’une bonne réputation. Vous saurez ainsi choisir un service reconnu pour la qualité du travail qu’il accomplit.
